Les notes de frais occupent rarement la une des annonces d'une nouvelle version d'ERP. Pourtant, Odoo 20 modifie leur circuit comptable d'une façon qui concerne directement les services financiers des PME. Selon les notes de version officielles, le menu autonome « Employee Expenses » disparaît de la comptabilité, et les dépenses approuvées génèrent désormais des factures fournisseurs en brouillon dans le journal de dépenses par défaut 1. L'objectif affiché consiste à permettre aux comptables de « filter, review, and post them alongside standard vendor receipts » 1.
Cette phrase déplace un geste que beaucoup d'équipes avaient laissé au gestionnaire des notes de frais. Il vaut la peine de comprendre ce qui bouge avant la migration.
Le circuit actuel dans Odoo 19
Dans la version 19, la documentation décrit une chaîne en cinq étapes : saisie, soumission, approbation ou refus, comptabilisation, puis remboursement 2. La comptabilisation produit directement une écriture. Après un clic sur le bouton de comptabilisation, « the journal entry loads, displaying all the details, and has a status of Posted » 3. Le journal par défaut est celui des achats, puisque la documentation précise que « The default journal for all expense categories is Purchases » 3.
Pour réaliser cette opération, l'utilisateur doit cumuler deux niveaux de droits : Comptable ou Conseiller côté Comptabilité, et Gestionnaire côté Notes de frais 3. Dans la pratique, nous voyons souvent un profil hybride, assistant de direction ou responsable administratif, qui approuve et comptabilise dans la foulée depuis l'application Notes de frais. L'écriture arrive en comptabilité déjà validée.
Ce que décrit la note de version d'Odoo 20
Le texte publié par Odoo rassemble plusieurs changements liés aux dépenses, répartis entre la section Comptabilité et la section Notes de frais 1 :
| Sujet | Odoo 20, selon les notes de version |
|---|---|
| Menu comptable dédié | Le menu autonome « Employee Expenses » est supprimé |
| Sortie comptable | Une dépense approuvée crée une facture fournisseur en brouillon dans le journal de dépenses par défaut |
| Revue | Les comptables filtrent, contrôlent et valident ces pièces avec les autres justificatifs fournisseurs |
| Plafonds | Un montant maximal peut être défini par poste, et le manager peut l'appliquer avant l'approbation finale |
| Impression | Plusieurs dépenses peuvent être imprimées dans un rapport consolidé |
| Paie | Un produit de dépense peut être rattaché à une règle salariale |
Les notes de version ne précisent pas comment se comportent les dépenses déjà approuvées mais non comptabilisées au moment de la migration. Elles ne disent rien non plus sur l'évolution des droits d'accès nécessaires. Ces deux points devront être vérifiés sur une base de test, et nous ne les supposons pas ici.
Ce que le brouillon change pour le service comptable
Le passage par une facture en brouillon introduit un point de contrôle qui n'existait pas par défaut. La personne qui approuve la dépense ne produit plus une écriture définitive. Elle alimente une file de pièces que le comptable valide ensuite, avec les mêmes outils que pour un fournisseur classique. Odoo 20 annonce d'ailleurs, dans la même section Comptabilité, une détection des doublons à deux niveaux d'alerte pour les factures et les avoirs, ainsi qu'une prédiction des lignes de factures fournisseurs à partir de l'historique 1. Ces fonctions profiteront logiquement aux notes de frais si elles transitent par le même objet, mais la note de version ne l'affirme pas explicitement.
Ce contrôle a un coût. Le volume de pièces à revoir augmente pour le comptable, surtout dans une entreprise où les commerciaux remontent des dizaines de tickets de péage et de repas chaque mois. Une organisation qui comptait sur la validation directe devra décider qui revoit ces brouillons et dans quel délai. Sans cette décision, les dépenses resteront en attente et le remboursement des salariés prendra du retard.
Le choix du journal mérite aussi un examen. Odoo 19 utilisait par défaut le journal des achats 3, alors qu'Odoo 20 parle d'un « default expense journal » 1. Si votre cabinet d'expertise comptable s'appuie sur un code journal précis dans le FEC ou dans ses exports, vérifiez le journal effectivement retenu après la mise à niveau.
Les plafonds par poste, utiles mais limités
La possibilité de fixer un montant maximal par poste répond à une demande fréquente. Une politique de voyage qui distingue un technicien d'un directeur commercial peut enfin se traduire dans l'outil. La note de version indique que le manager peut faire respecter ce plafond avant l'approbation finale 1. Elle ne précise pas s'il s'agit d'un blocage strict ou d'un avertissement, ni si le plafond s'applique par dépense ou par période. Pour une PME qui encadre des forfaits repas, la différence compte, et elle se teste en recette.
Notre lecture
Ce changement rapproche les notes de frais du circuit fournisseur, ce qui nous paraît sain. Une dépense de salarié reste une charge justifiée par une pièce, et la traiter avec les mêmes contrôles que les achats simplifie la clôture. Les entreprises qui avaient déjà un comptable dédié à la revue des pièces gagneront en cohérence.
Pour les structures plus légères, le risque tient à l'organisation plutôt qu'au logiciel. Il faudra nommer la personne qui valide les brouillons, fixer un délai de traitement et l'écrire dans la procédure interne. Nous conseillons de profiter de la migration pour revoir aussi le paramétrage des catégories de dépenses et leurs comptes, en lien avec la refonte du plan comptable que nous avons détaillée dans notre article sur les groupes de comptes. Une recette sur une base copiée, avec quelques notes de frais réelles du mois précédent, suffit généralement à révéler les ajustements nécessaires.
Sources
- Odoo 20.0 Release Notes : https://www.odoo.com/odoo-20-release-notes
- Documentation Odoo 19.0, Expenses : https://www.odoo.com/documentation/19.0/applications/finance/expenses.html
- Documentation Odoo 19.0, Post expenses : https://www.odoo.com/documentation/19.0/applications/finance/expenses/post_expenses.html